SharePoint ile Kitaplık Yönetimi

Kitaplık, sitede ekip üyeleriyle birlikte dosyaları oluşturabileceğiniz, toplayabileceğiniz, güncelleştirebileceğiniz ve yönetebileceğiniz bir konumdur. Her kitaplık, dosyaların ve dosyalar hakkındaki önemli bilgilerin listesini görüntüler; bu liste üyelerin birlikte çalışmak için dosyaları kullanmasına yardımcı olur. Dosyalarınızı düzenlemeniz için iyi bir başlangıç noktası sağlayan kullanıma hazır birçok kitaplık ve kitaplık şablonu arasından seçim yapabilirsiniz. Bir kitaplık oluşturduktan sonra kitaplığı çeşitli yollarla özelleştirebilirsiniz. Örneğin, belgelerin nasıl görüntülendiğini, yönetildiğini ve oluşturulduğunu denetleyebilirsiniz. Sayıları ve türleri dahil olmak üzere sürümleri de izleyebilirsiniz. Hatta, projelerinizin ve iş süreçlerinizin daha sorunsuz ilerlemesi için özel görünümler, formlar ve iş akışları oluşturabilirsiniz.

Kitaplık nedir?

SharePoint kitaplığı, sitede ekip üyeleriyle birlikte dosya oluşturabileceğiniz, depolayabileceğiniz, güncelleştirebileceğiniz ve dosyalar üzerinde birlikte çalışabileceğiniz bir konumdur. Her kitaplık türü (belge, resim, form, wiki sayfası, varlık, rapor, kayıt, veri bağlantıları ve slayt) dosyaların listesini ve dosyalarla ilgili önemli bilgileri (dosyayı en son kimin değiştirdiği gibi) görüntüler. Depolamak istediğiniz dosya türlerine ve bunları nasıl kullanmak istediğinize bağlı olarak birkaç kitaplık türü arasından seçim yapabilirsiniz. Kitaplıkla işiniz bittiğinde, dosyaları arşivleyebilir, kullanılmayan kitaplığı silebilir ve sunucudaki disk alanını geri kazanabilirsiniz.

Kitaplıkları ayrıca çeşitli yollarla özelleştirebilirsiniz. Belgelerin nasıl görüntülendiğini, izlendiğini, yönetildiğini ve oluşturulduğunu denetleyebilirsiniz. Sayıları ve türleri dahil olmak üzere sürümleri izleyebilir ve belgeler onaylanmadan önce belgeleri kimlerin görebileceğine ilişkin sınırlama getirebilirsiniz. Bir iş sürecini akıcı hale getirmek amacıyla, kitaplıklardaki belgeler üzerinde işbirliği için iş akışları kullanabilirsiniz. Dağınıklığı azaltmak amacıyla, kitaplıklardaki belgelerin işlenmesini ve sonlanmasını yönetmek için bilgi yönetimi ilkeleri belirtebilirsiniz.

Normal bir ekip bir kitaplığı nasıl kullanır?

Site sahibinin ilk görevlerinden biri, ekibin kitaplığı merkezi bir konum olarak kullanmaya odaklanmasını sağlamak için birçok önemli belgeyi bulup kitaplığa yüklemektir. Ardından site sahibi şunları yapmaya karar verir: hiç kimsenin yanlışlıkla belgelerdeki değişikliklerin üzerine yazmaması için kitaplığı kullanıma almayı gerektirecek şekilde ayarlama; ekibin dosyaların evrimi hakkında bir geçmişe sahip olması ve gerektiğinde önceki bir sürümü geri yükleyebilmesi için sürümleri izleme. Şirket standartlarına uyulmasını sağlamak için, site sahibi ayrıca kitaplığa pazarlama raporları, satış sözleşmeleri, kampanya planları ve bütçe çalışma sayfaları için standart şablonlar ekler. Her bir şablon şirket logosunu ve görev bildirimini içerir. Üyeler belge kitaplığından yeni bir dosya oluştururken, kullanmak istedikleri şablonu kolayca seçebilirler.

Zaman içinde, ekip üyeleri dosya ekleyip belgeler üzerinde işbirliği yaptıkça, içeriği çalışmaları açısından anlamlı olan birden fazla şekilde gösteren görünümler oluşturarak ve sütunlar ekleyerek kitaplığı düzenlerler. Örneğin, site sahibi üyelerin filtreleme veya sıralama amacıyla kullanabilmesi için bir “Proje Adı” sütunu ekleyebilir.

Diğer ekip üyeleri mali çeyreğe göre gruplandırma yapan ortak görünümler ekler ve altı ay içinde süresi dolacak olan sözleşmeleri görmek için filtre uygulayabilir. Her üye bilgileri hızlı bir şekilde görmesine ve işlerini yapmasına yardımcı olan kişisel görünümler de oluşturabilir.

Personel toplantısında uzun süre tartıştıktan sonra, ekip, güncelleştirmeleri haftada bir rapor eden kitaplık düzeyinde uyarılar ayarlamaya karar verir. Her üye belirli dosyalar üzerinde gerektiği şekilde ek uyarı ve RSS akışı ayarlamaya karar verebilecektir. Ekip ayrıca bu yeni işbirliği dünyasında önemli bir “en iyi yönteme” uymaya karar verir. Üyeler kitaplıktaki bir belgeyi dağıtmak istediklerinde, dosyayı bir e-posta iletisine ekleme kolaycılığına direnip bunun yerine e-postayla bağlantısını gönderecektir. E-posta iletisine belge bağlantısı ekleme kitaplık şeridinden kolayca yapılabilir, üyelerin en son sürüme erişmemesini sağlayabilir ve gereksiz kullanım nedeniyle yerel ağın tıkanmasının önlenmesine yardımcı olur.

Zaman zaman, uygun izinlere sahip olmadıklarından ekip üyelerinin ve diğer kullanıcıların içeriğe erişmeleri engellenir. Sözleşme ve bütçe bilgileri gibi önemli içeriğe sahip bazı belgeler korunur. Ancak, site sahibinden erişim izni isteme etkin olduğundan, bir sayfadan kolayca istekte bulunabilirler ve site sahibi belge için gerektiği şekilde izin verebilir.

Başka üstlenici olmak üzere Pazarlama ekibinin tüm üyeleri Microsoft Office SharePoint Workspace 2010 kullanarak kitaplık içeriğini çevrimdışına alabilmeyi, uzak bir yerden içerik üzerinde çalışmayı ve sonra sorunsuz bir şekilde değişiklikleri çevrimiçi ortama eşitlemeyi sevmektedir.

Bu pazarlama ekibinin önemli bir sorumluluğu satışı ve geliri artırmak için pazarlama kampanyası önerilerinde bulunmaktır. Ekip üyeleri yeni bir kampanya planı geliştirdiklerinde, dosyanın ikincil sürümlerini izlerler. Sürümün birinde hata yaptıklarında, önceki sürümü geri yükleyebilirler. Kampanya planını bitirdiklerinde, birincil bir sürüm oluşturabilir ve ardından hukuk bölümü ve yöneticiler tarafından onaylanmak üzere yayımlayabilirler. Dosya onaylandığında, şirketteki diğer çalışanlar dosyayı görüntüleyebilir. Site sahibi çevrimiçi belgeleri eğitimi ve web günlüklerini araştırır ve sonra kod kullanmaksızın bir iş akışı oluşturmayı, bunu kitaplıklar ilişkilendirmeyi ve geri bildirim alma, imzaları toplama ve nihai belgeyi yayımlama işlemini belirleyebilir.

Kitaplık türleri

Bazı kitaplıklar yeni bir site oluşturduğunuzda sizin için oluşturulur; örneğin, bir ekip sitesindeki Paylaşılan belgeler. Bu kitaplıkları amaçlarınıza göre özelleştirebilir veya kendiniz ek kitaplıklar oluşturabilirsiniz. Her kitaplık türünün belirli bir amacı vardır ve bazıları farklı bir davranış veya özellik kümesine sahiptir.

Belge kitaplığı Belgeler ve elektronik tablolar dahil olmak üzere çoğu dosya türü için belge kitaplığı kullanın. Başka türde dosyaları da belge kitaplığında depolayabilirsiniz; ancak bazı dosya türleri güvenlik nedeniyle engellenmiştir. Engellenmiş olmayan programlarla çalışırken, bu dosyaları kitaplıktan oluşturabilirsiniz. Örneğin, pazarlama ekibinizin malzemeleri, basın duyurularını ve yayınları planlamak için kendi belge kitaplığı olabilir.

Resim kitaplığı Bir dijital resim veya grafik koleksiyonunu paylaşmak için resim kitaplığı kullanın. Resimler başka türde SharePoint kitaplıklarında depolanabilse de resim kitaplıklarının çeşitli avantajları vardır. Örneğin, bir resim kitaplığından resimleri slayt gösterisinde görüntüleyebilir, bilgisayarınıza resim yükleyebilir ve Microsoft Paint gibi uyumlu grafik programlarıyla resimleri düzenleyebilirsiniz. Ekibinizin gerçekleştirdiği etkinliklerin ve ürün tanıtımlarının resimlerini depolamak istiyorsanız bir resim kitaplığı oluşturmayı düşünmelisiniz. Ayrıca, kitaplığınızda bulunan resimlere sitenizdeki başka bir yerden (wiki ve web günlükleri gibi) bağlantı sağlayabilirsiniz.

Form kitaplığı Bir takım XML tabanlı iş formlarını yönetmeniz gerekirse, form kitaplığı kullanın. Örneğin, kuruluşunuzda gider raporları için bir form kitaplığı kullanılabilir. Form kitaplığı oluşturmak için bir XML düzenleyicisi veya Microsoft InfoPath gibi bir XML formu tasarlama programı gereklidir. İnsanların doldurduğu form yalnızca, harcama tarihi ve tutarı gibi forma girilen verileri (ve yalnızca verileri) içeren bir .xml dosyasıdır. Harcama raporunu oluşturan başka her şey form şablonu tarafından sağlanır. İnsanlar formları doldurduktan sonra, form verilerini birleştirebilir veya çözümlenmek üzere dışarı aktarabilirsiniz.

Wiki sayfası kitaplığı Bağlantılı wiki sayfaları koleksiyonu oluşturmak için wiki sayfası kitaplığını kullanın. Wiki, birden çok kişinin gündelik bilgileri oluşturması ve değiştirmesi kolay bir biçimde bir araya toplamasına olanak tanır. Kitaplığınıza, resimler, tablolar, köprüler ve iç bağlantılar içeren wiki sayfaları da ekleyebilirsiniz. Örneğin, ekibiniz proje için bir wiki sitesi oluşturursa, sitede ipuçlarını ve kolay yolları içeren birbiriyle bağlantılı bir dizi sayfa depolayabilirsiniz.

Varlık kitaplıkları Resim, ses ve video dosyaları gibi dijital medya varlıkları paylaşmak ve yönetmek için varlık kitaplığı kullanın. Varlık kitaplığı kullanıcıların diğer kişilerin önceden oluşturduğu logo ve kurumsal resimler gibi dijital medya dosyalarını bulmasını ve yeniden kullanmasını kolaylaştırır. Varlık kitaplığı ayrıca, küçük resimler ve meta veri anahtar sözcükler gibi medya varlıklarını yönetmek ve varlıklara gözatmak için kullanılabilecek özelliklere ve görünümlere sahip içerik türleri sağlar. Örneğin, uygulamalarda oluşturulan markalı resimleri ve yeniden kullanılabilir içerik parçalarını kuruluşunuzun tamamında tutarlı bir şekilde kullanılabilmeleri için yönetmek ve depolamak isteyebilirsiniz.

Veri Bağlantıları kitaplığı Veri bağlantılarının bakımını ve yönetimini basitleştirmek için veri bağlantısı kitaplığı kullanın. Veri bağlantısı kitaplığı (DCL), Office Veri Bağlantısı (ODC) dosyalarını merkezi olarak depolamayı sağlar. Bu dosyaların (.odc) her biri bir dış veri kaynağını bulma, oturum açma, sorgulama ve erişme ile ilgili bilgi içerir. ODC dosyalarını bir veri bağlantısı kitaplığında merkezi olarak kullanma bir SharePoint sitesi içinden veri bağlantısı dosyalarını paylaşmayı, yönetmeyi ve aramayı da mümkün kılar ve başta elektronik tablolar olmak üzere iş verilerinin ve raporlarının, “tek doğru sürüm” olarak tutarlı bir değer ve formül kümesine sahip olmasına yardımcı olur.

Slayt kitaplığı Sunu slaytlarını etkili ve verimli bir şekilde paylaşmak için Slayt kitaplığı kullanın. Slayt kitaplıkları Microsoft PowerPoint’teki veya uyumlu bir uygulamadaki slaytları paylaşmanıza, depolamanıza ve yönetmenize yardımcı olur. Bir sunuyu Slayt kitaplığında yayımladığınızda, slaytlar ayrı dosyalar olarak karşıya yüklenir; böylece birbirinden bağımsız olarak değiştirilebilir ve izlenebilirler. Slayt kitaplığı sununun bir bağlantısını içerir, böylece slaytlar değiştiğinde bu size bildirilir. Kitaplık slaytları sıralamanıza, kullanıma almanıza, ve geçmişlerini izlemenize olanak tanır. Slayt kitaplıkları slaytları bulmak, yönetmek ve yeniden kullanmak için de özel işlevler sağlar.

Kayıt kitaplığı Kuruluşunuzun kayıtlarını veya işle ilgili önemli belgelerini depolama ve yönetme amacıyla merkezi bir havuz oluşturmak için kayıt kitaplığı kullanın. Örneğin, kuruluşunuzun gerekli belgeleri yönetmek için düzenli bir işlem kullanılmasını gerektiren yönetmeliklere riayet etme zorunluluğu olabilir. Bir Kayıt Merkezi sitesi farklı türlerdeki kayıtları depolamak için çeşitli kayıt kitaplıkları içerebilir. Her kayıt kitaplığı için hangi kayıtların depolanacağını, belgelerin nasıl yönlendirileceğini ve yönetileceğini ve kayıtların ne kadar süreyle saklanacağını belirleyen bir dizi ilke olabilir.

Rapor kitaplığı Web sayfalarının, belgelerin ve ölçülerin ve hedeflerin anahtar performans göstergelerinin (KPI) oluşturulmasını, yönetimini ve teslimini basitleştirmek için rapor kitaplığı kullanın. Rapor kitaplığı Excel çalışma kitapları ve pano sayfaları gibi raporları oluşturmak ve kaydetmek için kullanabileceğiniz merkezi bir konumdur. Bir Excel çalışma kitabını rapor kitaplığında yayımladığınızda, tek tıklatmayla tarayıcıda açılabilir yapılır ve bu, çalışma kitabını bir Web Bölümleri Sayfası’na eklemeden görmenin kullanışlı bir yoludur.

PerformancePoint için Veri Bağlantıları Kitaplığı PerformancePoint için veri bağlantısı dosyalarının bakımını ve yönetimini kolaylaştırmak üzere, PerformancePoint için veri bağlantısı kitaplığını kullanın. Bu kitaplıkta, Office Veri Bağlantısı (ODC) ve Evrensel Veri bağlantısı (UDC) depolayabilirsiniz.

Panolar kitaplığı Web Bölümü sayfalarını, Durum Listeleri içeren Web Bölümü sayfalarını ve PerformancePoint dağıtılan panolarını içerir.

İşlem Diyagramı Kitaplığı (Metrik ve ABD Birimleri) Microsoft Visio 2010 ile oluşturulanlar gibi diyagram işlemi belgelerini depolamak ve paylaşmak için, İşlem Diyagramı Kitaplığı kullanın. Metrik ve ABD Birimler kitaplıkları, ilgili ölçümlere göre uyarlanır.

Kitaplıklarla çalışma yolları

Aşağıda kitaplıklarla çalışma ve bunları grubunuz için daha yararlı hale getirme yolları bulunmaktadır:

Görünüm oluşturma Kitaplıkta sizin için en önemli olan veya amaca en uygun düşen öğeleri görmek için bir görünüm kullanabilirsiniz. Gerçek kitaplığın içeriği değişmeden kalır, fakat dosyaların bulunabilmesini ve bu dosyalara anlamlı bir şekilde göz atılmasını kolaylaştırmak için dosyalar düzenlenir veya dosyalara filtre uygulanır.

Dosyaların kullanıma alınmasını gerektirme Bir dosyanın kullanıma alınmasını gerektirdiğinizde, iade edilene kadar dosyanın yalnızca bir kişi tarafından düzenlenebileceğinden emin olursunuz. Dosyaların kullanıma alınmasını gerektirmek, düzenleme çakışmalarına ve karışıklığa yol açabilecek bir durum olan birden çok kişinin aynı anda değişiklik yapmasını engeller. Kullanıma alınmayı gerektirme, ekip üyelerine dosyayı iade ettiklerinde yorum eklemelerini hatırlatmaya yardımcı olur. Böylelikle, her bir sürümde nelerin değiştiğini daha kolay bir şekilde izleyebilirsiniz.

Sürüm izleme Dosyaların önceki sürümlerini tutmanız gerektiğinde, kitaplıklar dosyaları izlemenize, depolamanıza ve geri yüklemenize yardımcı olabilir. Tüm sürümleri aynı yolla izlemeyi seçebilirsiniz. Kullanım kılavuzuna yeni bölüm ekleme gibi bazı sürümleri birincil, yazım hatasını düzeltme gibi bazı sürümleri de ikincil olarak gösterebilirsiniz. Depolama alanının yönetimine yardımcı olmak üzere, isteğe bağlı olarak depolamak istediğiniz her sürüm türü sayısını seçebilirsiniz.

Belge onayı gerektirme Bir belge için onay gerekmesini belirtebilirsiniz. Belgeler gerekli izne sahip biri tarafından onaylanana veya reddedilene kadar bekleme durumunda kalır. Onaylanmadan önce belgeyi hangi kullanıcı gruplarının görüntüleyebileceğini denetleyebilirsiniz. Bu özellik, kitaplığınız başkaları görmeden önce son şeklini almış olması gereken önemli kurallar ve yordamlar içeriyorsa yararlı olabilir.

İzinleri belirtme SharePoint grupları ve izin düzeyleri içeriğe erişimi etkili bir şekilde yönetmenize yardımcı olur. Varsayılan olarak, kitaplıklar, kitaplıklar içindeki klasörler ve belgeler üzerindeki izinler üst siteden devralınır. Belirli bir öğeye izin düzeyleri atamanız, sitenin kalanına erişimi kısıtlamaksızın sözleşme veya bütçe bilgileri gibi önemli içeriği korumanıza yardımcı olabilir.

Değişikliklerden haberdar olma SharePoint 2010′daki kitaplıklar RSS teknolojisini destekler; böylece çalışma grubunuzun üyeleri haberler ve bilgilerle ilgili güncelleştirmeleri (veya akışları) birleştirilmiş olarak bir yerden alabilir. Bir kitaplıkta depolanan dosyaların değişmesi gibi kitaplıkta meydana gelen değişikliklerle ilgili uyarı almak için RSS teknolojisini kullanabilirsiniz. RSS akışı çalışma grubunuzun üyelerine, değişen dosyaların birleştirilmiş bir listesini görme olanağı sağlar. Ayrıca, dosyalar değiştiğinde bilgilendirilmeniz için e-posta uyarıları oluşturabilirsiniz.

İş akışı oluşturma Bir belge kitaplığı veya içerik türü, belge onayını veya gözden geçirmeyi yönetme gibi iş süreçleri için kuruluşunuzun tanımlamış olduğu iş akışlarını kullanabilir. Grubunuz belgelerine iş akışı olarak bilinen ve sırasıyla gerçekleştirilmesi gereken eylemleri (belgeleri onaylama gibi) belirten iş süreçleri uygulayabilir. SharePoint iş akışı belgeleri bir eylem veya görev dizisinde ilerletmenin otomatikleştirilmiş bir yoludur. Kitaplıklarda varsayılan üç iş akışı vardır: belgeyi onay için bir grup kişiye yönlendiren Onaylama, belgeyi geri bildirim için bir grup kişiye yönlendiren ve iş akışını başlatan kişiye döndüren Geri Bildirim Toplama ve dijital imzalarını almak için belgeyi bir grup kişiye yönlendiren İmza Toplama

İçerik türlerini tanımlama Grubunuz çalışma sayfası, sunu ve belge gibi birkaç türde dosyayla çalışıyorsa, birden çok içerik türünü etkinleştirerek ve tanımlayarak kitaplığınızın işlevselliğini genişletebilirsiniz. İçerik türleri, birden çok kitaplığa esneklik ve tutarlılık sağlar. Her bir içerik türü bir şablon ve hatta iş akışı işlemlerini belirtebilir. Şablonlar, biçimlendirme ve hazır metin için ve söz konusu belge türü için geçerli olan bölüm adı ve sözleşme numarası gibi özellikler için başlangıç noktası işlevi görür.

İstemci tümleştirmesi Belirli uyumlu istemci programları doğrudan istemciden SharePoint özellikleriyle çalışır. Örneğin, Microsoft Word 2010 kullanırken, kullanıma alma ve iade etme işlemlerini daha kolay yönetebilirsiniz. Microsoft Office SharePoint Workspace 2010 veya Microsoft Outlook 2010 uygulamalarından, kitaplık içeriğini çevrimdışına alabilir, uzak bir siteden içerik üzerinde çalışabilir ve daha sonra yeniden çevrimiçi olduğunuzda sorunsuz bir şekilde değişikliklerinizi eşitleyebilirsiniz.

Denetim İzleme Bir grup önemli belgeniz varsa ve belgelerin nasıl kullanıldığını bilmeniz yararlı olacaksa, değişiklik, kopyalama veya silme gibi olaylar için ‘Denetim’ izlemesini etkinleştirmenize olanak tanıyan bir ilke tanımlayabilirsiniz.

İlke ayarlama İlke ayarları belirli bir yala ulaşan belgelerin kullanım süresini, otomatik silinmesini veya düzenli aralıklarla gözden geçirilmesini (iş akışı kullanarak) sağlayan ayarlardır. Kitaplıklar geliştikçe, bu bırakma ayarlarını kullanma dolan sabit disk alanını el ile temizleme ve kota sınırlarına ulaşmaktan kaçınma konusunda zaman ve emekten tasarruf etmeyi sağlayabilir.

Belge Merkezi sitesi kullanma Çok sayıda belge oluşturmak, yönetmek ve depolamak istediğinizde Belge Merkezi sitesini kullanabilirsiniz. Belge Merkezi, site şablonu tabanlıdır ve çok sayıda belgenin yönetilmesi için merkezi bir depo olarak hizmet vermek amacıyla tasarlanmıştır. Meta veri ve ağaç görünümü gezinti, içerik türleri, web bölümleri gibi özellikler belgeleri kullanıcılar için verimli ve anlamlı bir şekilde düzenleyip almanıza yardımcı olur. “İçerik Görevlileri”, açıkça dizin oluşturmadan çoğu kitaplıkta başarılı meta veri yönelimli gezintileri hemen yapılandırabilirken geniş bir filtre ve görünüm yelpazesinde performansı artırmak amacıyla ek dizinler oluşturulurken yardım da alır. Belge Merkezi sitesini yazma ortamı (kullanıcılar etkin bir şekilde dosyaları kullanıma alır ve iade eder ve bu dosyalar için klasör yapıları oluşturur) veya içerik arşivi (kullanıcılar belgeleri yalnızca görüntüle veya karşıya yükler) olarak kullanabilirsiniz.