SharePoint ile Belge/Döküman Yönetimi

Belge yönetimi, kuruluş içinde, içerik oluşturma ve paylaştırma da içinde olmak üzere etkin süren işi desteklemek amacıyla belgelerin depolanması ve düzenlenmesine odaklanır. Kuruluşlarda normal belge yönetim sistemi çeşitlerinden herhangi biri yerinde olmadığında içerik çoğunlukla, dağıtılmış dosya paylaşımlarında ve tek tek sabit disk sürücülerinde yönetilmeyen ve merkezi olmayan bir yolla kaydedilir. Çalışanların içeriği bulmasını, paylaşmasını ve üzerinde birlikte çalışmasını zorlaştırır. Aynı zamanda kuruluşlar için de içerikte iş bilgilerinin ve verilerinin kullanılmasını zorlaştırır.

Microsoft Office SharePoint Server 2010 belge yönetimi becerilerinin geniş bir yelpazesini sağlayarak kuruluşunuzun belge yönetimi gereksinimlerini destekler; bu becerilerle şunları yapabilirsiniz:

• Belgelerin depolanması, düzenlenmesi ve bulunması.
• Belgelerin tutarlılığının sağlanması.
• Belgeler için meta verilerin yönetilmesi.
• Belgelerin yetkisiz erişime veya kullanmaya karşı korumaya yardımcı olunması.
• Belgeleri nasıl işleneceğiyle ilgili tutarlı iş süreçleri (iş akışı) sağlanması.

Adventure Works adlı kurgusal bir şirket tarafından oluşturulmuş örnek bir SharePoint sitesine başvuruda bulunulur.

Örneğin, kullanıcı kılavuzları ve ürün belirtim sayfaları gibi müşterinin doğrudan karşılaştığı yayımları üreten Adventure Works’teki Teknik Belgeler ekibi Office SharePoint Server 2010 ürünündeki belge yönetim özelliklerinin pek çoğunu kullanır. Ekip, Belge Merkezi site şablonuyla oluşturulmuş bir sitede oluşturduğu içeriğin tümünü depolar. Kendi Belge Merkezi sitelerinde ekip üyeleri sürümlerde belge geliştirmelerini izlemek amacıyla birincil ve ikincil sürüm oluşturmayı kullanır. Ekip üyelerinin istemeden başka birinin çalışması üzerine yazmamasını sağlamak amacıyla gerekli denetimleri de kullanır.

Belge Merkezi sitesinde belgeleri depolama ve düzenleme

Office SharePoint Server 2010 ürününde bulunan Belge Merkezi sitesi şablonu çok sayıda belgenin oluşturulması, kullanılması ve depolanması amacıyla en iyi duruma getirilmiş siteleri oluşturmak için kullanılabilir. Belge Merkezi sitesi şablonundan oluşturulmuş siteler, gerekli kullanıma alma ve varsayılan olarak kapalı olan birincil ve ikincil sürüm oluşturma gibi özelleştirilmiş belge yönetimi özelliklerine sahiptir. Gerekli kullanıma alma özelliği, verilen sürede yalnızca tek kullanıcı dosyayı değiştirebildiğinden değişikliklerde çakışma ve karışıklığın önlenmesine yardımcı olur. Sürüm oluşturma belgelerdeki değişiklikleri izlemenizi sağlar ve gözden geçirdiğinizde içeriği yönetmenize yardımcı olur. Sürüm oluşturma özellikle birçok kişi projelerde birlikte çalıştığında veya bilgiler geliştirme ve gözden geçirmenin farklı aşamalarına gittiğinde yardımcı olur.

Belge tutarlılığını yönetmek için içerik türlerini kullanma

İçerik türü, belirli bir içerik türüyle ilgili paylaştırılan davranışları tanımlayan yeniden kullanılabilir ayar grubudur. İçerik türleri kuruluşların, site koleksiyonundaki içeriği tutarlı bir şekilde düzenlemelerini, yönetmelerini ve işlemelerini sağlar. Kuruluşunuzun farklı türden belgeleri tutarlı bir yolla işlemelerini sağlamak amacıyla oluşturduğu her tür belge veya bilgi ürünü için içerik türü tanımlayabilirsiniz.

Örneğin, Adventure Works’teki Teknik Belgeler bölümü Kullanıcı Kılavuzu ve Ürün Belirtimleri adıyla iki içerik türü oluşturdu. Ekip üyeleri yeni belge oluşturmak için Belge Merkezi’ne gittiğinde bu içerik türlerinden her biri belge kitaplığında, Yeni düğmesinde bir seçenek olarak görünür. Her içerik türü kendi şablonunu belirtir; böylece tüm kullanıcı kılavuzları ve ürün belirtimleri ortak bir biçimi paylaşır. Her içerik türü kendi özel sütunlarını da belirtir; böylece, örneğin, tüm kullanıcı kılavuzlarında, kılavuzların hangi ürün modellerine uygulandığı hakkında meta veriler bulunur. Her içerik türü kendi iş akışlarına da sahiptir; böylece ekip, her kullanıcı kılavuzunun aynı görüş ve onay işlemlerini uyguladığına güvenir. Bunun yanı sıra, ürün belirtimleri farklı içerik türlerinde bulunduğundan bu belgeler farklı işlemler uygulayabilir ve farklı meta verilerin gerektiği sütunlara sahip olabilir.

Belge özelliklerini yönetme

Web sitesinde veya belge yönetimi sisteminde kayıtlı bilgileri bulmak için başlıca yollardan biri dosyalarla birlikte kaydedilen meta verilerin (belge özellikleri) taranması ve aranmasıdır. Ancak, kuruluşlardaki çalışanlar belge özelliklerini kaydettiklerinde çoğunlukla bunları eklemek veya güncelleştirmek için zaman ayırmazlar.

Microsoft Office sistemi uygulamasında bulunan programlar ve sunucular belgelerle ilgili meta verilerin oluşturulmasına ve güncelleştirilmesine yardımcı olur. Word, Excel veya PowerPoint gibi bir Office sürümü masaüstü programında, Office SharePoint Server  sitesine kaydedilen bir belgeyi açtığınızda veya düzenlediğinizde sunucu özelliklerini, dosyanın üst tarafında görünen Belge Bilgileri Bölmesi’nde bu belge için düzenleyebilirsiniz. Özel sütunlar bu belge için içerik türüne veya belgelerin kaydedildiği kitaplığa eklenirse bu sütun değerleri Belge Bilgileri Bölmesi’ndeki özellik alanları olarak görüntülenir. belge özelliğini düzenleme deneyimini içerik düzenleme deneyimiyle bütünleştirerek Office sürümü uygulamasındaki programlar kuruluşlar için içerikle ilgili meta veri kalitesini artırmayı kolaylaştırır.

Ek olarak, kuruluşlar özel içerik türlerine ekleyebildikleri özelleştirilmiş Belge Bilgileri Bölmesi oluşturmak için Microsoft Office InfoPath  kullanabilirler.

Belgelerin korunmasına yardımcı olma

Office SharePoint Server , SharePoint sitesine kaydedilmiş belgeleri yetkisiz erişim ve kullanımdan korumaya yardımcı olası için kuruluşlara çeşitli yollarda sunar. Kuruluşlar Bilgi Hakları Yönetimi’ni (IRM) belgelerin tam bir kümesini korumak amacıyla belge kitaplığının tamamına uygular. IRM, SharePoint listelerinden veya kitaplıklarından karşıdan yüklenen dosyalar üzerinde kullanıcıların gerçekleştirebileceği eylemleri sınırlamanızı sağlar. IRM, karşıdan yüklenen dosyaları şifreler ve bu dosyaların şifresini çözmesine izin verilen kullanıcı ve program kümesini sınırlar. Ayrıca, IRM dosyaların kopyasını yazdırma veya bu dosyalardaki metinleri kopyalama gibi eylemleri gerçekleştirmesini önlemek amacıyla dosyaları okumalarına izin verilen kullanıcıların haklarını da sınırlayabilir. Bu şekilde IRM, kuruluşunuzun, gizli veya özel bilgilerin denetimini veya yayılmasını düzenleyen şirket ilkelerini etkili kılmasına yardımcı olabilir.

Office SharePoint Server dosyaları başka yollarla da korumanızı sağlar. İşlemdeki belge taslaklarının okunmasını engellemek isterseniz birincil ve ikincil sürüm oluşturmayla belge kitaplığı ayarlayabilir, sonra da ikincil sürümleri (taslak) hangi grubun okuyacağını belirtebilirsiniz. Taslaklar dosyaların veya liste öğelerinin ikincil sürümleri veya henüz birincil olarak onaylanmamış olanlardır. Bu kitaplığı içerik onayı gerekecek şekilde ayarlarsanız uygun izinlere sahip biri yayımlanacak belgeyi birincil taslak olarak onaylayana kadar taslaklar birincil sürüm olarak yayımlanmaz.

Belgeleri koruyabilmenizin başka bir yolu da tek tek klasörler, liste öğeleri veya belgeler için izin yapılandırılmasıdır. Belge kitaplığında erişimini kısıtlamak istediğiniz bir veya iki dosya varsa, bunları görme ve düzenleme izni olan kişileri değiştirmek için tek tek bu öğelerin izinlerini düzenleyebilirsiniz.

Belgeyle ilgili işlemleri iş akışıyla yönetme

Belgeyle ilgili ortak iş süreçlerini desteklemek için Office SharePoint Server belgeyi gözden geçirme, onay ve imza koleksiyonu gibi görevleri yönetmek üzere kuruluşların kullanabileceği yerleşik iş akışları sunar. İş akışı belgelerin veya öğelerin, iş süreciyle ilgili eylem veya görev dizisinde otomatik hareketi olarak tanımlanır. İş akışları belgeyle ilgili iş süreçlerinde kişilere düşen görevleri otomatik olarak izleyip yönettiğinden kuruluşlara bu süreçleri yönetmelerinde yardımcı olur.

Örneğin, Adventure Works’teki Teknik Belgeler, Görüş Topla iş akışının geniş bir kullanımını sağlar. Yazıcı gözden geçirenlere e-posta göndermek yerine, hemen Office Word uygulamasından, geçerli belgede iş akışı başlatabilir. İş akışı, gözden geçirenlere bilgilendirme iletisi gönderme, bu kişiler için görev oluşturma ve bu görevlerin durumunu izlemeden oluşan sürecin yönetilmesine özen gösterir. Gözden geçirenler bu görevleri Word veya Microsoft Office Outlook uygulamasında tamamlayabilir.

bunlara ek olarak, Microsoft Office SharePoint Designer veya Microsoft Visual Studio Extensions for Windows Workflow Foundation kullanarak kuruluşlar kendi kuruluşları için benzersiz olan iş süreçlerini yöneten özel iş akışları geliştirebilir ve dağıtabilir.